Política del canal Intern de l’Informant
Amb l’ objectiu de complir amb els principis de transparència i bones pràctiques de les societats pertanyents al Grup Paprec, s’ ha establert un sistema per a la gestió de queixes, informacions i reclamacions que permeti:
- Identificar insatisfacció o conductes il·lícites o irregulars a les societats pertanyents al Grup Paprec.
- Identificar àrees de millora en la gestió interna de l’organització.
Per a això s’ha habilitat un canal per a l’enviament de queixes, informacions i reclamacions que podrà ser utilitzat per tots els grups d’interès. Aquest canal permetrà posar de manifest qualsevol irregularitat o il·legalitat derivada de qualsevol acció o omissió duta a terme per qualsevol societat perteneciente a Grup Paprec.
PRINCIPIS DEL CANAL INTERN DE L’INFORMANT:
Accessibilitat:
- El canal Intern de l’informant és públic i de fàcil accés.
- S’hi podrà accedir a través de la pàgina web del GBI PAPREC, S.A.
Confidencialitat:
- La identitat de la persona que realitzi la comunicació tindrà la consideració d’informació confidencial i no podrà ser comunicada sense el seu consentiment.
- Les dades de les persones que desitgin presentar la informació podran ser facilitades a les autoritats judicials o administratives si són requerides per a un procediment derivat de la informació .
- Aquesta comunicació estarà subjecta al ple compliment de la legislació sobre protecció de dades de caràcter personal.
Objectivitat i imparcialitat:
- Després de la recepció de la informació, queixa o reclamació, es garantirà el dret a la intimitat, a la defensa i a la presumpció d’ innocència de les persones objecte de la informació.
- L’ òrgan de govern corresponent serà l’ encarregat de designar la persona o persones encarregades de la gestió de denúncies.
Eficiència:
- La tramitació de totes les sol·licituds es realitzarà com més aviat millor.
- Grup Paprec es reserva el dret a no emetre resposta en els casos següents:
- Sol·licituds de dades de caràcter confidencial: en el cas de dades regulades per lleis o que afectin acords privats que exigeixen la protecció de les persones i de les institucions.
- Sol·licituds malicioses que vulnerin clarament el criteri de bona fe per ser irrespectuoses pel seu contingut.
- Quan hi hagi raons o indicis que la comunicació s’ ha presentat de mala fe, se’ n desestimarà el seguiment i s’ informarà l’ emissor dels motius de la desestimació. Grup Paprec es reserva el dret a prendre les mesures disciplinàries o d’ una altra índole contra qui hagi actuat de mala fe.
PROCEDIMENT:
Accés:
- Grup Paprec habilitarà un correu electrònic, visible a la pàgina web, per a la recepció de les informacions o comunicacions :
- A aquest correu electrònic tindran accés exclusivament la o les persones designades per l’ òrgan de govern corresponent per a la gestió de les informacions o comunicacions , que es comprometen a tractar de manera confidencial la informació rebuda.
GESTIÓ DE LA INFORMACIÓ:
- Es realitzarà un registre amb les informacions o comunicacions rebudes en el qual figuri:
- Codi assignat a la denúncia
- Data de recepció
- Informació continguda
- Data de resposta
- Qualsevol seguiment que es pugui fer amb posterioritat
ANÀLISI I RESOLUCIÓ:
- La persona o persones designades per l’òrgan de govern corresponent per a la gestió d’informacions o comunicacions rebran els correus electrònics i trametran aquelles sol·licituds d’informació o altres qüestions al Departament encarregat per raó de la matèria.
En cas d ‘ informacions sobre conductes il·lícites o irregulars:
- La persona o persones designades per l’ òrgan de govern corresponent seran les encarregades de dur a terme la investigació sobre la informació. Per a això, podran entrevistar les persones que considerin de rellevància per prendre una decisió objectiva.
- El tràmit d’investigació inclourà una entrevista privada amb la persona o persones presumptament responsables de la conducta.
- Una vegada finalitzada la fase d’investigació, es realitzarà un breu informe en el qual es recullin les conclusions. Aquest informe es posarà en coneixement de l’òrgan de govern corresponent, de la Direcció de la societat del Grup Paprec, així com de la persona que ha proporcionat la informació .
- Una vegada realitzat aquest informe, es podrà determinar les sancions o mesures disciplinàries adequades a cada cas. Per a aquells casos que siguin constitutius de d’un presumpte delicte, s’elevarà a les autoritats competents.
La tramitació de totes les sol·licituds es realitzaran com més aviat millor, establint com a termini màxim 3 mesos, sense perjudici de poder ampliar-lo, atesa en el seu cas la complexitat de l’assumpte. Si per alguna raó no es pogués complir amb el termini inicial de 3 mesos establert, s’haurà d’informar la persona interessada que la seva sol·licitud es troba en curs i se li oferirà un nou termini.
